PRZED ZABIEGIEM, czyli prawidłowa kwalifikacja klienta do zabiegu

30
fot. Unsplash

Przed przystąpieniem do jakiegokolwiek zabiegu należy w pierwszej kolejności „poznać klienta” od strony medycznej, zdiagnozować jego skórę i poinformować go o szczegółach zabiegu, jaki zostanie mu wykonany.

Kwalifikacja do zabiegu powinna być obowiązkową czynnością każdego zabiegowca. Pomimo świadomości potrzeby przeprowadzenia wywiadu, diagnozowania skóry i wypełnienia formularza zabiegowego, wciąż nie każdy specjalista wykonuje te niezwykle ważne procedury, albo robi to nieprofesjonalnie. Wykonanie zabiegu bez wykluczenia przeciwwskazań czy nieodpowiednie zdiagnozowanie skóry często przyczynia się do powikłań pozabiegowych, co zalicza się jako błąd osoby wykonującej zabieg. Każdy specjalista powinien posiadać szeroką wiedzę medyczną, a także o samym zabiegu, aby poprawnie dobrać terapię i odpowiednio go wykonać, ale przede wszystkim odmówić wykonania zabiegu w przypadku wystąpienia przeciwwskazań. Należy zwrócić szczególną uwagę, że zabiegi z zakresu kosmetologii i medycyny estetycznej są wykonywane na organizmie żywym oraz wiążą się z ingerencją w tkanki, dlatego niewyobrażalny jest brak wiedzy osoby wykonującej zabieg i nieprzeprowadzenie szczegółowego wywiadu czy diagnostyki skóry przed każdym zabiegiem.

PIERWSZY KLIENT W GABINECIE

Przyjmując pierwszego klienta w swoim gabinecie warto zaprosić go na rozmowę wstępną – tzw. konsultację kosmetologiczną, ponieważ wciąż większość klientów umawia się na zabiegi nie mając pojęcia czy jest dla niego odpowiedni oraz czy nie ma do niego przeciwwskazań, zazwyczaj kieruje się efektami osiągniętymi u znajomych lub opisem zabiegu.

W przypadku, jeżeli klient nie jest zainteresowany konsultacją, trzeba szczegółowo wypytać go o jego stan zdrowa i skóry, aby wykluczyć wstępnie przeciwwskazania. Jest to przydatne, jeżeli nie chcemy klienta w dniu zabiegu odesłać do domu w wyniku obecnych przeciwwskazań i stracić cenny czas.

KONSULTACJA KOSMETOLOGICZNA

Podczas takiej konsultacji specjalista może notować na kartce lub na komputerze, w zależności jak komu jest wygodnie, wszystkie informacje jakie uzyskamy od danego klienta i następnie stworzyć teczkę, w której będziemy przechowywać wszystkie ważne informacje. Dzięki temu możemy na bieżąco kontrolować efektywność terapii.

Konsultacje powinno się zacząć od pytań:

  • Z jakim problemem zgłosił się do gabinetu, co mu najbardziej przeszkadza w wyglądzie;
  • Jakie są jego oczekiwania wobec tego problemu, jakie są jego preferencje zabiegowe (np. czy lubi zabiegi igłowe, a może bezinwazyjne), jaki chciałby osiągnąć efekt.

Następnie podczas konsultacji można wykonać diagnostykę skóry, oczywiście po wcześniejszym demakijażu. Diagnostykę skóry przeprowadzamy wykorzystując odpowiednie oświetlenie i różnego rodzaju metody diagnostyczne. Należy zwracać uwagę na każdy szczegół: plamy, przebarwienia, rumień, strupki, ogólny typ skóry, rodzaj trądziku, zmarszczki, obrzęki, wiotkość skóry itp. Klientowi należy omówić zdiagnozowany problem i wspólnie ustalić jakie mogły być przyczyny ich powstania.

Kolejno po wykonaniu diagnostyki warto dopytać o kwestie związane z codzienną i okresową pielęgnacją:

  • Z jakich zabiegów gabinetowych korzystano do tej pory;
  • Jakie rodzaje kosmetyków są stosowane o danej porze roku, ich przeznaczenie, w jakiej formie oraz ich skład;
  • Jak wygląda codzienna pielęgnacja – jakie czynności zostają wykonane rano i wieczorem oraz jakimi kosmetykami.

Podczas rozmowy nie może zabraknąć pytań o ogólny stan zdrowia klienta, aby specjalista mógł od razu wykluczyć zabiegi, które nie są odpowiednie dla klienta. Jednak nie zwalnia to klienta przed każdorazowym wypełnieniem formularza przed samym zabiegiem, ponieważ zawsze może pojawić się nowy problem lub przeciwwskazanie. Po zebraniu wszystkich potrzebnych informacji specjalista dobiera i planuje odpowiednią pielęgnację gabinetową i domową oraz zabiegi podtrzymujące uzyskany w przyszłości efekty. Warto przy tym omówić klientowi szczegółowe informacje dotyczące zabiegu:

  • Co to jest za zabieg, jakie produkty zostaną wykorzystane;
  • Jak wygląda procedura;
  • Zasady pielęgnacji w domu przed i po zabiegu;
  • Jakie są do niego wskazania i przeciwwskazania;
  • Jakie mogą zdarzyć się ewentualne skutki uboczne.

Dobrze będzie także opowiedzieć klientowi jak funkcjonuje nasza skóra, gdyż są to informacje, które uświadamiają naszych klientów o tym, że m.in. seria zabiegów to nie marketing oraz, że nie zatrzymamy na wieczność procesu starzenia. Przy takiej rozmowie poruszamy tematy:

  • Jaka jest budowa i fizjologia skóry;
  • Dlaczego procesu starzenia nie można zatrzymać;
  • Dlaczego każdego klienta traktujemy indywidualnie;
  • Na czym polega mechanizm działania zabiegami;
  • Dlaczego należy zabiegi powtarzać;
  • Dlaczego codzienna pielęgnacja domowa jest ważna;
  • Czym różni się pielęgnacja gabinetowa od domowej.

Po zakończeniu konsultacji warto od razu umówić klienta na całą terapię – pozwoli to na zatrzymanie nowego klienta w swoim gabinecie, a także na zachowanie systematyczności wykonywanych zabiegów.

FORMULARZ ZABIEGOWY

Formularz zabiegowy składa się z:

  • Ankiety medycznej;
  • Karta oceny skóry (wypełnia zabiegowiec);
  • Karty informacji o zabiegu;
  • Danych osobowych klienta;
  • Świadomej zgody na zabieg, w tym zgody prawne;
  • Karty przebiegu zabiegu (wypełnia zabiegowiec i podpisuje klient).

ANKIETA MEDYCZNA

Wywiad lub ankieta medyczna służy do zebrania informacji koniecznych do zakwalifikowania klienta do zabiegu. Wymaga ona szeregu pytań związanych z obecnym stanem zdrowia klienta, codziennym trybem życia, historią medyczną i kosmetyczną, planowanymi wizytami lekarskimi i kosmetycznymi. Z wywiadu lub ankiety medycznej powinniśmy otrzymać następujące informacje:

Codzienny tryb życia:

  • Zawód, rodzaj wykonywanej pracy;
  • Tryb życia;
  • Dieta;
  • Przyjmowane suplementy diety;
  • Aktywność fizyczna;
  • Ilość przyjmowanych płynów (wody);
  • Palenie tytoniu;
  • Spożywanie alkoholu/narkotyków.

Historia medyczna:

  • Przyjmowane leki z ostatnich 6 miesięcy;
  • Leczenie onkologiczne w ciągu ostatnich 5 lat;
  • Leczenie szpitalne w ciągu ostatnich 2 lat;
  • Zabiegi chirurgiczne/dentystyczne w ciągu ostatnich 2 lat;
  • Leczenie dermatologiczne w ciągu ostatnich 6 miesięcy;
  • Wszystkie przebyte choroby;
  • Inne, nieuwzględnione w ankiecie.

Ogólny stan zdrowia:

  • Występowanie zmian skórnych w okolicy zabiegowej lub innym miejscu;
  • Stale przyjmowane leki;
  • Przyjmowane leki w ciągu ostatnich 2 dni;
  • Aktualne leczenie – jaka choroba;
  • Choroby przewlekłe
  • Choroby zakaźne
  • Ciąża i laktacja
  • Choroby skóry
  • Obecność metalowych lub innych części w tkankach;
  • Infekcje wirusowe/bakteryjne/grzybicze;
  • Stany zapalne;
  • Problem gojenia się ran;
  • Alergie i uczulenia;
  • Inne, nieuwzględnione w ankiecie.

Historia kosmetyczna:

  • Zabiegi chirurgii plastycznej w ciągu ostatnich 2 lat;
  • Zabiegi kosmetologii i medycyny estetycznej w ciągu ostatnich 6 miesięcy;
  • Obecność wypełniaczy/nici w tkankach, podana toksyna botulinowa (botox);
  • Skłonność to bliznowaceń;
  • Skłonność do sińców i krwawienia;
  • Wystąpienie jakichkolwiek powikłań/skutków ubocznych po zabiegu kosmetologii i medycyny estetycznej;
  • Stosowane preparaty w okolicy zabiegowej;
  • Codzienna pielęgnacja;
  • Inne, nieuwzględnione w ankiecie.

Planowane zabiegi:

  • Zabiegi stomatologiczne lub lekarskie w ciągu najbliższych 5 dni;
  • Zabiegi z zakresu kosmetologii i medycyny estetycznej w ciągu najbliższych 2-4 tygodni.

DIAGNOSTYKA SKÓRY

Diagnostykę skóry przeprowadzamy po uprzednim wykonaniu demakijażu skóry. Dzięki diagnostyce możemy określić stan i rodzaj skóry, a także zmiany, w tym różnego rodzaju wykwity czy choroby, znajdujące się na skórze oraz skuteczność terapii. Badanie można wykonać wizualnie i przy użyciu lampy-lupy, palpacyjnie oraz z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu diagnostycznego. Wyniki badania możemy notować w karcie oceny skóry zawartej w formularzu zabiegowym.

Kosmetologiczne metody diagnostyki:

  • Korneometr – urządzenie oceniające nawilżenie skóry, które mierzy zawartość wody w warstwie rogowej naskórka, wykorzystując działanie przewodnictwa elektrycznego;
  • Tewametr – urządzenie służące do pomiaru nawilżenia skóry oraz oceny przepuszczalności bariery skórnej, w tym analizę transepidermalnej utraty wody (TEWL);
  • Meksametr – urządzenie do pomiaru zabarwienia skóry, wyposażone w sondę emitującą światło określonej długości fali, które jest absorbowane przez melaninę i hemoglobinę, dlatego sprawdza się do pomiaru przebarwień, zmian naczyniowych czy powstającego rumienia;
  • Sebumetr – urządzenie badania poziomu natłuszczenia skóry i aktywności gruczołów łojowych;
  • Pehametr – aparat mierzący odczyn skóry (pH) za pomocą specjalnej elektrody na szklanej sondzie, która przykłada się do powierzchni skóry;
  • Kutometr – urządzenie badające elastyczność skóry, wykorzystuje działanie podciśnienia, które zasysa fałd skóry, mierzy stopień odkształcenia i szybkość powrotu do stanu normalnego;
  • Lampa Wooda – urządzenie o szerokim spektrum diagnostycznym, wykorzystuje zjawisko fluorescencji do oceny różnych rodzajów i defektów skóry takich jak: zmiany trądzikowe, zaskórniki otwarte, przebarwienia różnego rodzaju, odbarwienia, bielactwo, cienie pod oczami, blizny, znamiona, rogowacenie skóry, suchość, łojotok i inne problemy skórne;
  • Inne urządzenia nieuwzględnione wyżej np. analizer/skaner skóry.

Medyczne metody diagnostyki:

  • Dermatoskopia – badanie z wykorzystaniem urządzenia oceniającego zmiany skórne, polegające na oglądaniu powierzchni skóry i jej zmian w dużym powiększeniu;
  • Trychoskopia – badanie kamerą mikroskopową oceniającą zmiany na skórze głowy i włosów;
  • Ultrasonografia (USG) – metoda diagnostyczna wykorzystująca fale ultradźwiękowe służące do oceny warstw naskórka, skóry właściwej i tkanki podskórnej. Urządzenie stosuje się przy diagnostyce cellulitu, starzenia wewnątrzpochodnego i fotostarzenia, obecności wypełniaczy skórnych i reakcji tkankowych na wypełniacz, ocenie skuteczności zabiegów estetycznych np. mezoterapii igłowej, położenia nici oraz diagnostyce dermatologicznej zmian skórnych;
  • Termografia – badanie z wykorzystaniem urządzenia emitującego promieniowanie podczerwone w celu oceny rozkładu temperatury skóry. Ocenia obecność stanów zapalnych, uszkodzenia i poparzenia skóry wynikające z ekspozycji na słońce lub środki chemiczne oraz stopnie zaawansowania cellulitu i wiele innych;
  • Inne urządzenia nieuwzględnione wyżej.

KARTA INFORMACJI O ZABIEGU

W tej części formularza zabiegowego powinny się znaleźć wszystkie i szczegółowe informacje dotyczące danego zabiegu, to znaczy:

  • Cel i szczegółowy opis zabiegu – na czym polega, jaka jest technika i sposób przeprowadzenia zabiegu, jakie ma działanie, jakie substancje zostaną użyte podczas zabiegu w tym rozpisany skład, wyjaśniony wybór danej substancji, jakie urządzenie zostanie wykorzystane podczas zabiegu i jego dokładny opis, wymienione narzędzia i przybory potrzebne do zabiegu, czy narzędzia są jednorazowego/sterylne czy wielorazowego użytku, ile czasu trwa zabieg;
  • Wskazania;
  • Przeciwwskazania do wykonania zabiegu – bezwzględne i względne;
  • Wszelkie następstwa i możliwe powikłania pozabiegowe;
  • Przygotowanie przed zabiegiem – jaka pielęgnacja, z czego zrezygnować;
  • Zasady pielęgnacji i sposób postępowania po zabiegu – unikanie słońca/solarium do 4 tygodni, unikanie solarium/ćwiczeń/basenu/depilacji przez 7 dni, do 14 dni rezygnacja ze sportów zimowych, stosowanie kremów z filtrem UV, nałożenie makijażu po 48h itp.;
  • Informacje o efektach zabiegowych i zaleceniach serii zabiegów – możliwe osiągnięcie efektów są indywidualne, minimalna ilość zabiegów przy danym problemie, odstęp czasowy między zabiegami, zalecane terapie łączone itp.

KARTA PRZEBIEGU ZABIEGU – DLA ZABIEGOWCA

Tę część formularza zabiegowego wypełnia osoba wykonująca zabieg podając poniższe informacje:

  • Numer zabiegu z serii;
  • Nazwę, numer LOT i datę ważności użytego preparatu;
  • Nazwę sprzętu, ustawione parametry i potrzebne do niego narzędzia;
  • Rozpisuje okolice zabiegowe na twarzy lub ciele w tym głębokość podania lub parametry ustawione na urządzeniu (np. rodzaj i głębokość fali);
  • Cena zabiegu (ewentualnie, ale zalecane);
  • Podpis osoby wykonującej.

Po wypełnieniu tej karty przez zabiegowca, podpisuje ją także klient. Można w tej części uwzględnić także oświadczenie dla klienta, które potwierdza, że preparat użyty do zabiegu był sterylny i odpakowany przy kliencie bezpośrednio przed zabiegiem. Dzięki temu w przyszłości unikniemy ewentualnych problemów ze strony klienta – np. klient uważa, że miał 3 zabiegi, pomimo iż zapłacił z góry za 6 zabiegów lub klient uważa, że przy ostatnim zabiegu zapłacił mniej niż przy obecnym i nie wie dlaczego oraz podpisanie, że preparat był sterylny chroni zabiegowca przed roszczeniami typu „produkt był zakażony i niesterylny”. W przypadku takich problemów można klientowi udostępnić, do wglądu, kartę przebiegu zabiegu i wyjaśnić wszystkie jego wątpliwości.

DANE OSOBOWE I ŚWIADOMA ZGODA KLIENTA

Dane osobowe klienta

W zgodzie na zabieg nie może zabraknąć danych osobowych klienta takich jak:

  • Imię i nazwisko;
  • Adres zamieszkania;
  • Data urodzenia;
  • Numer telefonu;
  • kontakt w nagłych wypadkach”, czyli imię, nazwisko, telefon do najbliższej osoby;
  • Imię, nazwisko oraz podpis opiekuna klienta lub przedstawiciela ustawowego klienta (w przypadku klientów niepełnoletnich);
  • Podpis oświadczenia, że klient podał informacje zgodne z prawdą.

Dane osobowe takie jak imię, nazwisko, adres i data urodzenia są danymi, które potwierdzają tożsamość klienta, w przypadku spraw prawnych, ale nie tylko. Spotykane w ankietach są także pesel i/lub numer dowodu osobistego – jednak są to już dane wrażliwe, dlatego data urodzenia jest jeszcze dopuszczalna, gdyby klient nie wyrażałby chęci podawania swojego numeru pesel czy dowodu.

Obowiązujące zgody – dane osobowe i marketing

Jedną z obowiązujących zgód, jest zgoda na utrwalanie i przetwarzanie danych osobowych – RODO. Jest to zgoda osoby, której dane dotyczą, czyli klienta gabinetu i oznacza jego dobrowolne, świadome okazanie woli w formie oświadczenia potwierdzonego podpisem, na przetwarzanie jego danych osobowych przez daną firmę, czyli gabinet/salon w którym zostanie wykonany zabieg. Celem takiej zgody jest pozwolenie klienta na m.in. przechowywanie jego danych, udostępnianie ich właścicielom i pracownikom gabinetu, a także otrzymywanie ofert marketingowych oraz przesyłanie sms z potwierdzeniem wizyty.

Ankieta wstępnej kwalifikacji – COVID-19

Od momentu wprowadzenia stanu epidemicznego w Polsce w 2020 roku, zaleca się stosowanie ankiety wstępnej kwalifikacji w związku z przeciwdziałaniem i ryzykiem zakażenia COVID-19. W takiej ankiecie klient podaje swoje dane takie jak:

  • Imię i nazwisko;
  • Numer telefonu;
  • Temperatura – zmierzona przez pracownika salonu (ewentualnie).

Dodatkowo klient wypełnia ankietę zawierającą pytania:

ANKIETA WSTĘPNEJ KWALIFIKACJI

1.       Czy w ciągu ostatnich 30 dni był przeprowadzony u Pani/Pana test na obecność koronawirusa?

TAK / NIE

2.       Jeśli tak, czy wynik potwierdził obecność koronawirusa SARS-Cov-2? Jeśli nie, prosimy ominąć pytanie.

TAK / NIE

3.       Czy w przeciągu ostatnich 14 dni miał(a) Pan(i) kontakt z osobą, u której potwierdzono zakażenie koronawirusem SARS-Cov-2?

TAK /NIE

4.       Czy zaobserwował(a) Pan(i) u siebie następujące objawy?

Gorączka powyżej 38℃? TAK/NIE

Kaszel TAK/NIE

Uczucie duszności TAK/NIE

Trudności w oddychaniu TAK/NIE

 

Następnie klient podpisuje oświadczenie zawarte w ankiecie odnośnie m.in.:

  • Przekazanej szczegółowej informacji na temat sposobu przeprowadzenia zabiegu w warunkach zagrożenia epidemicznego SARS-Cov-2 oraz informacji na temat podjętych środków zapobiegających zakażeniu, przed wykonaniem zabiegu;
  • Świadomości wystąpienia ryzyka zakażenia SARS-Cov-2;
  • Udzielenia przez klienta pełnych i prawdziwych odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie wstępnej kwalifikacji przed rozpoczęciem zabiegu oraz pouczeniu o odpowiedzialności karnej w przypadku podania nieprawdziwych informacji;

Oświadczenie to powinno zostać podpisane datą oraz czytelnym podpisem klienta.

Świadoma zgoda na zabieg

Świadoma zgoda na zabieg to obszerne oświadczenie, które zawiera szczegółowe informacje prawne chroniące osobę wykonującą zabieg przed ewentualnymi roszczeniami klienta. Są to także ważne informacje dla klienta, które uświadamiają go m.in. że efekty zabiegu nie są identyczne u każdego klienta. Warto taką zgodę przygotować z prawnikiem lub z pomocą znajomych z branży. Każda strona zgody powinna zostać opatrzona datą oraz czytelnym podpisem klienta.

Kolejne wizyty

Wypełnianie co wizytę pełnego formularza zabiegowego liczącego około 10 stron może być dla klientów zniechęcające, nie wspominając, że wszystkie ankiety od każdego klienta i z każdego zabiegu trzeba przechowywać w gabinecie, w specjalnej szafce lub regale zamykanym na klucz. Pomimo tego, żaden specjalista nie powinien rezygnować z konieczności stosowania karty klienta. W celu rozwiązania powyższych problemów sprawdzą się następujące czynności:

  • Zeskanowanie wypełnionych formularzy papierowych i trzymanie ich na dysku w komputerze lub tzw. chmurze;
  • „E-karta zabiegowa” czyli wypełnianie przez klientów formularza zabiegowego za pomocą specjalnego czytnika lub tabletu z rysikiem;
  • Jeżeli klient regularnie korzysta z jednego zabiegu można dołączyć kartę „kolejne wizyty”, w której znajduje się tabela z miejscem na datę zabiegu oraz podpisy klientki i osoby wykonującej zabieg. Przy tej karcie nie można pominąć informacji, w którym klient oświadcza, że poinformował osobę wykonującą zabieg o wszelkich zmianach w swoim stanie zdrowia lub ich braku oraz że wszystkie informacje zawarte w ankiecie medycznej są aktualne i prawdziwe. Podpis klienta oznacza jego świadomą zgodę oraz że nie zataił przeciwwskazań lub jego stan zdrowia nie zmienił się.

Jeżeli klient przychodzi do gabinetu rzadziej niż raz w miesiącu i nie podlega regularnej terapii powinien wypełniać pełny formularz zabiegowy.

DOKUMENTACJA ZDJĘCIOWA

W teczce danego klienta nie powinno zabraknąć dokumentacji zdjęciowej. Zawiera ona zdjęcia przed i bezpośrednio po zabiegu, zdjęcia na wizycie kontrolnej oraz te wykonane przez klienta i przesłane do gabinetu. Zdjęcia powinny być robione na każdej wizycie, ponieważ w ten sposób będziemy widzieć efekty zabiegu. Do zdjęć powinna zostać dołączona zgoda na utrwalanie i wykorzystanie wizerunku oraz oświadczenie, że klient potwierdza stan widoczny na zdjęciu. W tym przypadku wystarczy imię i nazwisko, data i podpis klienta oraz osoby wykonującej zabieg lub kontrolującej wizytę.

PODSUMOWANIE

Jeden idealny formularz zabiegowy dla klienta, w którym znajdują się pytania o stan zdrowia oraz szczegółowe informacje o zabiegu, nie istnieje. Profesjonalny zabiegowiec na bieżąco poprawia ankietę – dodaje informacje, pytania pomocnicze czy kwestie prawne. Świadczy to o tym, że każdy specjalista cały czas się uczy i poznaje nowe sytuacje w trakcie swojego doświadczenia. Warto zwracać uwagę na szczegóły, prowadzić prawidłową kwalifikację klienta do zabiegu i diagnozować skórę przed każdym zabiegiem, stale poszerzać wiedzę i umiejętności zabiegowe, aby dbać przede wszystkim o dobro i zdrowie klientów, a także o swoje własne. Można także wspierać się pomocą znajomych z branży oraz radców prawnych.

Powyższy artykuł ma charaktery wyłącznie informacyjny i miał na celu pokazanie jak ważna jest kwalifikacja do zabiegu. Informacje zawarte w artykule wynikają z doświadczenia autora i mogą nie uwzględniać wszystkich aspektów prawnych i kwestii istotnych dla danego zabiegu. Wynika to z faktu, iż idealny formularz zabiegowy nie istnieje.

Weronika Kononowicz
Kosmetolog specjalizujący się w kosmetologii estetycznej, leczniczej i nowoczesnych technologiach oraz diagnostyką i terapią w trychologii. Prowadzi badania naukowe, jest współautorką projektu naukowego o kosmetologii kobiet w ciąży. Prelegent konferencji oraz autorka publikacji w czasopismach branżowych.